PENDAHULUAN

Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT. yang telah memberikan rahmat dan karunianya sampai saya bisa menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dan saya berterima kasih kepada Ibu Fitria,SE selaku Dosen Pengantar Bisnis yang telah memberi masukan untuk blog ini.
Semoga blog sederhana ini dapat dipahami oleh pembaca. Sebelumnya saya minta maaf apabila ada salah dalam penulisan kata dan bahasa yang kurang berkenan dan saya mohon kritik dan saran yang membangun.


  • MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
Pengertian Tata Kerja
Cara dimana yang bertujuan untuk menapai tingkat efisien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Pengertian Prosedur Kerja
Tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Pengertian Pedoman Kerja
Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

  • Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja

Tentukan untuk apa renana kerja itu anda susun. Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik. Ingat, sebagian besar rencana kerja berlaku untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.
  1. Dikantor rencana kerja membantu atasan anda mengetahui proyek apa yang akan anda kerjakan selama beberapa bulan kedepaan. Atasan anda butuh informasi itu biasanya seusai tinjauan kinerja tahunan atau ketika tim anda menggarap proyek besar. Rencana kerja juga bisa berupa hasil dari sesi perencanaan strategis ynag dibuat perusahaan di awal kalender atau tahun fiskal baru.
  2. Di dunia akademik rencana kerja cocok digunakan oleh mahasiswa untuk mengerjakan proyek besar, atau oleh dosen untuk merancang silabus persemester.
  3. Untuk pribadi, rencana kerja memberi anda gambaran, apa yang akan anda lakukan, bagaimana anda akan melakukannya, dan kapan anda berencana menyelesaikannya.
Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk rencana kerja profesional, anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang. Atasan atau manajer anda akan memperoleh informaasi yang mereka butuhkan untuk memahami rencana kerja itu. Sebaliknya, dalam rencana kerja akademik, biasanya tidak perlu ada pendahuluan dan latar belakang.
  1. Pendahuluan sebaiknya singkat dan menarik. Ingatkan atasan anda kenapa anda membuat rencana kerja itu. Kenalkan padanya proyek yang akan anda kerjakan selama kurun waktu tertentu.
  2. Latar belakang sebaiknya menyoroti alasan anda membuat rencana kerja itu. Ansa bisa melakukannya, misalnya dengan menyajikan detail atau statistik laporan terbaru, mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi, atau alasan lainnya berdasarkan masukan dan umpan balik yang anda terima selama mengerjakan proyek sebelumnya.
Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.
  1. Tujuan adalah gambaran keseluruhan proyek anda. Tuliskan apa saja hasil akhir yang anda inginkan dari rencana kerja itu. Usahakan cakupannya luas, misalnya anda ingin menyelesaikan makalah penelitian atau belajar menulis.
  2. Target sebaiknya spesifik dan nyata. Dengan kata lain anda harus bisa mencoret langkah-langkah yang ada di daftar target setelah anda menyelesaikannya. Menemukan narasumber yang bisa di wawancaraiuntuk makalah penelitian anda termasuk contoh target yang bagus.
  3. Kalau target-target yang ada terlalu beragam, Anda bisa memecahnya jadi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Misalnya, target jangka pendek perusahaan untuk meningkatkan jumlah audiens sebesar 30% dalam tiga bulan berbeda dengan target jangka panjang untuk memperkuat visibilitas merek (brand) di media sosial selama setahun.
  4. Target biasanya ditulis dalam kalimat aktif menggunakan kata kerja tindakan dengan makna spesifik. Misalnya, "merencanakan", "menulis", "meningkatkan", dan "mengukur". Hindari kata kerja dengan makna samar seperti "memelajari", "memahami", dan "mengetahui".
Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mecari hasil yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.
  1. Spesifik berarti terperinci. Apa tepatnya yang akan kita lakukan untuk siapa? uraikan populasi yang akan anda layani dan semua tindakan spesifik yang akan digunakan untuk membantu mereka.
  2. Measurable berarti terukur. Apakah target itu kuantitatif dan bisa diukur? Bisakah Anda menghitung hasilnya? Apakah Anda menyusun rencana kerja itu sehingga "tingkat kesehatan di Afrika Selatan meningkat pada tahun 2012"? Atau, apakah Anda menyusunnya agar "jumlah kasus infeksi HIV/AIDS pada bayi yang baru lahir di Afrika Selatan turun sebanyak 20% pada tahun 2020"? Ingat, angka dasar perlu ditentukan untuk menghitung perubahan. Kalau Anda tidak tahu berapa banyak bayi yang baru lahir di Afrika Selatan yang terjangkit HIV/AIDS, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa jumlah kasus berkurang 20%?
  3. Achievable berarti bisa dicapai. Bisakah Anda menyelesaikannya dalam waktu yang telah ditetapkan dengan sumber daya yang Anda miliki? Mengingat segala keterbatasan yang ada, target Anda harus realistis. Meningkatkan penjualan hingga 500% masuk akal kalau perusahaan Anda tergolong kecil. Meningkatkan penjualan hingga 500% adalah target yang nyaris mustahil tercapai oleh perusahaan yang telah mendominasi pasar. Di situasi tertentu, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan seorang pakar untuk memastikan target-target dalam rencana kerja Anda memang bisa dicapai.
  4. Relevant adalah terkait kepentingan. Akankah target itu berdampak pada tujuan atau strategi yang Anda inginkan? Walau penting bagi kesehatan umumnya, benarkah pengukuran tinggi badan dan berat badan siswa SMA bisa langsung mengarah ke perubahan prosedur kesehatan mental? Pastikan target dan metode kerja Anda memiliki keterkaitan yang jelas dan intuitif.
  5. Time Bound adalah terikat waktu. Kapan target itu tercapai, dan/atau kapan Anda tahu Anda telah menyelesaikannya? Tentukan tanggal berakhirnya proyek. Sebutkan pula, kalau ada, hasil akhir seperti apa yang bisa menyebabkan proyek Anda berakhir lebih dini, dengan semua hasil tercapai.
Cantumkan sumber daya yang anda miliki. Dalam daftar ini tulis semua yang anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan target. Sumber daya beragam bentuknya, tergantung untuk apa rencana kerja itu anda buat.
  1. Sumber daya di kantor meliputi anggaran keuangan, karyawan, konsultan, bangunan atau ruangan, dan buku-buku. Anggaran yang mendetail bisa Anda lampirkan kalau rencana kerja itu lebih formal.
  2. Sumber daya di dunia akademis meliputi akses ke berbagai perpustakaan; bahan penelitian seperti buku-buku, koran, dan jurnal; komputer dan akses internet; serta profesor atau orang lain yang bisa membantu Anda ketika Anda ingin bertanya.
Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya anda mencapai tujuan dan target. Misalnya, ketika mengerjakan tugas penelitian disekolah atau dikampus, jadwal anda ternyata terlalu padat sehingga anada tidak bisa meneliti dan menulis dengan baik. Karena itu batasan anda adalah jadwal yang padat. Coba hilangkan komitmen lain sepanjang semester itu agar anda bisa menyelesaikan rencana kerja secara efektif.
Siapa yang bertanggung jawab? Pertanggung jawaban adalah elemen paling penting rencana yang baik. Siapa yang bertanggung jawab atas penyelesaian tiap tugas? Walau ada tim yang mengerjakan sebuah tugas, satu orang harus bertanggung jawab memastikan tugas itu selesai tepat waktu.
Tulis strategi. Amati rencana kerja anda kemudian putuskan bagaimana anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.
  1. Tulis daftar tindakan yang terperinci. Kenali apa yang harus terjadi tiap hari atau tiap minggu agar tujuan Anda tercapai. Cantumkan juga tindakan apa saja yang harus dilakukan oleh anggota tim lainnya. Anda bisa menggunakan software manajemen proyek atau kalender pribadi untuk mengatur informasi ini.
  2. Buat jadwal. Walau Anda boleh membuat jadwal kerja tentatif, kejadian atau situasi tidak terduga bisa muncul sewaktu-waktu. Karenanya, sediakan ruang di jadwal Anda untuk menghindari keterlambatan.

  • Manfaat ditetapkan tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman kerja
Antara lain;

  1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program       kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
  2. Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.
  3. Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagaimana pihak yang berkepentingan.
  4. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.
  5. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.
  6. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.
  7. Pekerjaan yang terbengkalai dapat teratasi.
  8. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
  9. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat– tepatnya.
  10. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja.
  • Kualifikasi dan kebutuhan sekertaris dalam bisnis
Pentingnya Sekertaris Dalam Bisnis
Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekertaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
Peranan sekertaris terhadap atasan

  1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
  3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
  4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
  5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
Peranan sekertaris terhadap bawahan

  1. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
  2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
  3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
  4. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
  5. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramahn dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
TUGAS SEKERTARIS
Tugas seorang sekertaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan skertaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekertaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekertaris meliputi hal-hal sebagai berikut:

  1.  Menerima dikte dari pimpinan.
  2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
  3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
  4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
  5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
  6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
  7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
  8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
  9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
  10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekertaris terutama sekertaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tuga terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

  • Kualifikasi Sekertaris
Pengetahuan

  1. Mempunyai pengetahuan yang luas.
  2. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi, dan tugas pokok organisasi.
  3. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan tugasnya.
  4. Memiliki pengetahuan tentang tata naskah, kearsipan dan peralatan perkantoran.
  5. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing.
Keterampilan

  1. Mampu menyusun laporan.
  2. Mampu berkorespondensi.
  3. Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing.
  4. Kemampuan menggunakan teknologi perkantoran.
Kepribadian

  1. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik.
  2. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi.
  3. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab.







































Komentar

Posting Komentar

Postingan Populer