Job Analysis, Human Resource Planning, Job Description, Job Specification, and Job Design.
Job
Analysis
Job Analysis (Analisis
Jabatan/Pekerjaan) adalah suatu kegiatan pengumpulan data/informasi yang
menyangkut tentang sesuatu jabatan/pekerjaan untuk menetapkan uraian
jabatan/pekerjaan dan persyaratan
jabatan/pekerjaan.
Kegiatan job analysis ini menghasilkan: Job Description (Uraian Jabatan) dan Job
Specification (Spesifikasi/Persyaratan Jabatan)
Job Description: uraian yang menggambarkan
bagaimana suatu jabatan/pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang,
tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko
jabatan/pekerjaan tsb.
Job Specification:
uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi seseorang yang akan
memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan.
Ada dua tujuan dari
kegiatan analisis jabatan/pekerjaan:
Untuk menyusun uraian
jabatan (job description) dan per syaratan jabatan (job specification).
Sebagai dasar untuk
melaksanakan kegiatan MSDM.
Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan
sbb:
a. Identifikasi jabatan/pekerjaan
b. Ringkasan jabatan/pekerjaan
c. Rincian tugas yang dilaksanakan
d. Pengawasan yang diberikan dan diterima
Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya
f. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan
g. Kondisi lingkungan kerja
Spesifikasi jabatan/pekerjaan mengandung hal-hal
sbb:
a. Identifikasi Jabatan
– Nama
– Kode
– Bagian
b. Persyaratan Jabatan
1. Pendidikan
2. Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
3. Pengalaman yang diperlukan
4. Pengetahuan dan keterampilan
5. Peryaratan fisik
6. Status perkawinan
7. Jenis kelamin
8. Usia
9. Kewarganegaraan
10. Kualifiaksi emosi
11. Kemampuan-kemampuan khusus lainnya
Manfaat Analisis Jabatan :
1.Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan
penggajian
yang obyektif.
2.Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang
dapat me nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan.
3.Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya
manusia di waktu yang akan datang dan
sebagai basis perencanaannya.
4.Menentukan lamaran-lamaran dengan
lowongan-lowongan pekerjaan yang
tersedia.
5.Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan
penyelenggaraan latihan baik bagi
karyawan baru maupun karyawan lama.
6.Menentukan pola atau pokok-pokok sistem
pengembangan karier karyawan yang tepat
dan menyeluruh.
7.Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang
realistik
8.Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang
sesuai dengan keterampilannya secara efektif.
9.Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.
10.Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama
bagi karyawan baru.
11.Memperbaiki aliran atau alur kerja
12.Memperlancar hubungan kerjasama dan saling
pengertian antar karyawan dan
antarsatuan organisasi.
Tahap-tahap kegiatan Analisis Jabatan:
1.Persiapan Analisis jabatan
2.Pengumpulan data
3.Pengolahan data
4.Penggunaan dan Penyajian Informasi Jabatan
Metode yang
Digunakan dalam Analisis Jabatan :
Analisis dokumen yang tertulis tentang
jabatan/pekerjaan tersebut.
·
Menyebarkan kuesioner ke seluruh
karyawan utk memperoleh informasi ttg jenis pekerjaan, wewenang, tanggung
jawab, hubungan kerja dan risiko kerja dari jabatan/pekerjaan yg dilakukannya.
·
Observasi ke lapangan utk membuktikan /
cross check atas kebenaran pernyataan dlm kuesioner.
·
Wawancara dgn pejabat kunci utk lebih
meyakinkan perolehan data/informasi atas ketiga kegiatan di atas.
·
Merumuskan semua data/informasi yg
diperoleh oleh seorang Job Analist.
Human
Resource Planning
Human Resource Planning
(HRP atau HR Planning) atau yang biasa disebut dalam bahasa Indonesia dengan
sebutan Perencanaan SDM, adalah suatu perencanaan strategis untuk mendapatkan
dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dengan kata lain HRP adalah merencanakan kebutuhan
dan pemanfaatan SDM bagi perusahaan.
HRP menghubungkan manajemen SDM dengan visi, misi,
target dan tujuan organisasi, sesuai dengan rencana strategis dan resource yang
telah dibudgetkan.
Kunci sukses dari HRP
adalah mendapatkan jumlah karyawan yang tepat, dengan skill, pengalaman dan
kompetensi yang tepat, pada posisi yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang
tepat.
HRP yang komprehensif
memainkan peranan yang vital dalam pencapaian tujuan strategis organisasi
secara keseluruhan, dimana fungsi HR benar-benar memahami dan mendukung kearah
mana perusahaan akan dibawa.
Selain itu, HRP yang
komprehensif juga akan mendukung rencana-rencana strategis lain yang spesifik,
yang ditangani oleh unit lain, misalnya : marketing, finansial, operasional dan
teknologi.
Ada 5 fase proses
perencanaan SDM yang dapat di jelaskan sebagai berikut:
- Fase 1.
Mengidentifikasi isu bisnis utama yaitu mengumpulkan data untuk mempelajari dan
memahami semua aspek lingkungan organisasi. Hal ini membantu organisasi
merencanakan dan mengantisipasi isu yang muncul dari kondisi yang stabil maupun
dinamis.
- Fase 2. Menentukan
implikasi sumber daya manusia, dengan sasaran yaitu (1) Mengembangkan pemahaman
mengenai bagaimana informasi yang dihasilkan fase 1 mempengaruhi permintaan
organisasi di masa akan datang dan (2) Mengembangkan gambaran yang akurat
mengenai penawaran sekarang yang tersedia secara internal.
- Fase 3. Mengembangkan
tujuan dan sasaran sumber daya manusia. Melibatkan interpretasi informasi yang
digunakan menetapkan prioritas, sasaran dan tujuan. Tujuannya adalah produtivitas,
upah buruh serta menanggulangi masalah kekurangan/ kelebihan pegawai, dan
kebijakan kepegawaian yang menyangkut persoalan eksternal, khususnya mengenai
perubahan dalam hukum perburuhan, peraturan pemerintah atau perubahan sosial.
- Fase 4. Merancang dan
melaksanakan kebijakan, program dan praktek SDM yaitu merumuskan berbagai
alternatif program yang dianggap dapat mencapai sasaran yang ditetapkan fase 3,
memilih suatu kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif yang ada, dan
mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dipilih dalam suatu kerangka kerja utuh.
- Fase 5. Mengevaluasi,
merevisi dan memfokuskan kembali. Memantau fase-fase terdahulu dan memberikan
umpan balik untuk hasil yang dicapai dengan melakukan evaluasi yang mencakup
(1) Adanya seperangkat ukuran baku yang dapat dijadikan tolok ukur yang memadai
dan
(2) Adanya alat
membandingkan beberapa kegiatan dan hasilnya, guna memperoleh data tentang
penyimpangan yang mungkin terjadi.
Sedangakan tujuan Perencanaan SDM itu sendiri adalah
(a)
Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia,
(b) Memadukan
kegiatan-kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan organisasi di masa mendatang
dengan lebih efisien,
(c) Melakukan
pengadaan karyawan baru secara ekonomis,
(d)
Mengembangkan informasi dasar MSDM untuk membantu kegiatan-kegiatan personalia
dan unit-unit organisasi lainnya,
(e) Membantu
program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses dan
(f)
Mengkoordinasikan program MSDM yang berbeda, seperti rencana penarikan dan
seleksi
Job
Description
Job description (uraian
pekerjaan) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan
tertentu dalam organisasi.
“Rincian pekerjaan yang
berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan
kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan”
(Siswanto,2002)
Uraian pekerjaan adalah
suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan
tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta yang ada. Penyusunan uraian pekerjaan
adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan
pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui
batas-batas tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan.
Tujuan Job Description
Uraian pekerjaan harus
ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pemegang jabatan
mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan
memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pemegang
jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan
dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian pekerjaan yang kurang
jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung
jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pemegang jabatan
yang bersangkutan menjadi overreacting.
Sebuah uraian pekerjaan
tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau pekerjaan yang
saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa yang mungkin
dicapai di masa depan.
3. Fungsi Job
Description
Job description di
dalam setiap organisasi memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini ditentukan
berdasarkan jabatan masing-masing. Pembagian fungsi job description dijelaskan
sebagai berikut:
·
Atasan : uraian pekerjaan digunakan
untuk mengoptimalkan peran dan tanggung jawab bawahan.
·
Pimpinan organisasi: uraian pekerjaan
untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan
kinerja optimal.
·
Pemegang jabatan: uraian pekerjaan
sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan
diharapkan dari organisasi.
·
Perekrut: uraian pekerjaan digunakan
untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan.
Dengan memahami uraian pekerjaan seorang perekrut dapatmemahami apa tuntutan
jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang
yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut.
·
Trainer: uraian pekerjaan digunakan
untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan
jenis pelatihan apa yang dapat membantu pemegang jabatan agar lebih baik dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
·
Perencana Karir (Succession Planner):
uraian pekerjaan digunakan untuk menempatkan individu sesuai dengan peran,
tanggung jawab dan kebutuhan organisasi serta menata jabatan-jabatan yang ada
agar setiap pemegang jabatan memiliki arah yang jelas
·
Perencanaan dan Pengembangan Organisasi
(Organization Development & Planner): uraian pekerjaan berfungsi membuat
perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan
dan jenis peran / tanggung jawab yang diperlukan untuk menyusun perencanaan
pengembangan organisasi yang ada saat ini untuk menghadapi tanangan baik dari
segi internal maupun eksternal
·
Job Evaluator: uraian pekerjaan
berfungsi untuk memberikan bobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di
dalam organisasi.
Job
Specification
Spesifikasi Jabatan
(Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi karyawan adalah
pernyatan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas
khusus, keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang
diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab yang terlibat dalam
pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan
mental, kecerdasan, bakat, daya ingat,
keterampilan kepemimpinan, kemampuan beradaptasi, kemampuan emosional,
flesibilitas, perilaku,kreativitas,
etika kreativitas, etika dan lain sebagainya
Tujuan Spesifikasi
Jabatan (Job Specification)
·
Berdasarkan informasi deskripsi jabatan,
spesifikasi jabatan membantu kandidat (pelamar) menganalisis apakah dirinya
memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan tertentu atau tidak.
·
Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim
rekrut untuk memahami apakah kandidat yang melamar telah memenuhi tingkat
kualifikasi, kualitas, karakteristik syarat-syarat lainnya untuk mengisi
jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
·
Spesifikasi Jabatan memberikan informasi
rinci tentang tanggung jawab, keterampilan teknis dan fisik yang diinginkan,
kemampuan berkomunikasi dan syarat-syarat lainnya yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan tertentu.
·
Spesifikasi Jabatan membantu memilih
kandidat yang paling tepat untuk mengisi jabatan kosong yang dibutuhkan oleh
perusahaan
Job
Design
Desain pekerjaan atau job design merupakan salah satu
faktor pendorong keberhasilan produktivitas organisasi dan merupakan faktor
penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan
dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan
kegiatan operasi perusahaan. Desain pekerjaan adalah suatu alat untuk
memotivasi dan memberi tantangan pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan
perlu memiliki suatu sistem kerja yang
dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien yang
dapat merangsang karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya
rasa bosan dan dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang
digunakan untuk menghadapi stress kerja yang dihadapi karyawan (Sulipan,2000)
dalam (Andhika 2014).
Tujuan dari desain
pekerjaan yaitu mengatur pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan organisasi, dan
digunakan untuk memotivasi dan menciptakan peluang kepada individu pemegang
jabatan untuk mencapai kinerja yang lebih baik dan memperoleh kepuasan kerja.
Teknik Desain Pekerjaan
Menurut Simamora (2004) dalam Bramantyo dkk (2015) teknik-teknik desain
pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :
1. Simplikasi pekerjaan
1. Simplikasi pekerjan
Simplikasi pekerjan merupakan
suatu teknik desain pekerjaan yang mengarah kepada pekerjaan yang sangat
terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah
menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan
dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara
lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa
menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.
2. Job Rotation
Job rotation
(perputaran kerja) merupakan bentuk awal dari perancangan kerja (job design).
Perputaran kerja (job rotation ) merupakan perubahan kerja secara berkala, dari
satu tugas yang sederhana, ke tugas – tugas yang lain.
3. Job enlargement (Perluasan pekerjaan)
Perluasan pekerjaan
dapat diartikan memberikan tugas tambahan kepada pekerja pada tingkat yang
sama, jadi meningkatkan jumlah pekerjaan yang mereka lakukan. Perluasan
pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada
pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas
dan tanggung jawabnya.
4. Job Enrichment ( Pemerkayaan Pekerjaan)
Teori motivasi Herzberg
dalam menjelaskan bahwa untuk memotivasi karyawan, jabatan perlu diperkaya
(enriched) sehingga memberi kesempatan untuk: penghargaan (achievement),
pengakuan (recognition), tanggung jawab (responsibility), kemajuan
(advancement), dan pertumbuhan (growth). Job enrichment merupakan kombinasi
beberapa aktifitas dari penampang vertikal dari organisasi menjadi satu
pekerjaan untuk memfasilitasi karyawan dengan tanggung jawab dan otonomi lebih,
serta peningkatan kerja yang lebih mendalam.
Daftar Pustaka
http://sdmberkualitas.blogspot.com/2016/10/desain-pekerjaan-job-design.html
Komentar
Posting Komentar